Anvisningar för det digitala urvalsprovet – Vallu-tjänsten för urvalsprov

Tiderna för urvalsproven meddelas i Studieinfo under antagningsgrunderna för varje ansökningsmål.

Du hittar information om din provplats per e-post och sms i den identifierare som skickats till dig. Indentifieraren skickas cirka en vecka före urvalsprovet.

Följ anvisningarna när du går till provsalen.

Övervakarna kontrollerar de saker du tar med till salen och ger dig anvisningar om var du ska sitta i provsalen.

Mobiltelefonen ska stängas (eller sättas i flygplansläge) innan provet inleds och lämnas på den plats som övervakaren anvisar.

Förbered din dator för provet när du satt dig

1. Anslut datorns strömkabel till eluttaget. Starta datorn och stäng av ljudet.
2. Stäng eventuella program som är öppna på datorn. Ta bort sekretessfiltret från skärmen om ett sådant finns.
3. Logga in i nätverket för urvalsprov. I provlokalen får du namnet på nätverket för urvalsprov och lösenordet.
4. Öppna urvalsprovssystemets webbplats med din webbläsare. Sidans adress anges vid urvalsprovet.
5. Logga in i provsystemet med personbeteckningen och den statuskod som ges vid provtillfället. Om du inte har en finländsk personbeteckning får du en separat inloggningskod av övervakaren.
6. Om det är möjligt att få uppgifterna i urvalsprovet på flera språk, välj därefter språket för provet. Du kan inte ändra dig när du har valt språk. Om det bara är möjligt att få provuppgifterna på ett visst språk ber systemet inte dig separat välja språk för provet.
7. Vänta i lugn och ro på att provet ska börja.

Anvisningar ges också vid provtillfället.

Endast provsystemet får användas under provet

Användning av någon annan webbplats, fil, programvara, enhet, datorns egen kalkylator, vara eller dylikt i provlokalen (före, under och efter provet) kan leda till att provet underkänns. Även annat upptäckt fusk kan leda till att urvalsprovet underkänns. Det är förbjudet att spara urvalsprovssystemet eller dess innehåll. Telefoner får användas när man kommer in och lämnar provet för att visa identifikationen (QR-koden).

Lyssna noggrant på anvisningarna i början av provet! Läs även anvisningarna i provsystemet noggrant!

Kom ihåg att spara dina svar tillräckligt ofta! Svar på flervalsuppgifter och uppgifter med lucka sparas automatiskt när du har angett ditt svar. Du kan dock ännu ändra dina svar.

Svar på essäuppgifter ska sparas manuellt med knappen ”Spara svaret”. Dessutom sparas svaren automatiskt med cirka 30 sekunders mellanrum. Vid behov kan du under provet återställa en tidigare version av din essä. Se närmare anvisningar och exempeluppgifter på adressen testikoe.korkeakouluun.fi.

Urvalsprovet kan innehålla material i pdf-format. OBS! Vanligtvis är detta material ett annat än det eventuella materialet som ska läsas på förhand.

Materialet får endast öppnas i webbläsaren. Under provet får du endast ha urvalsprovssystemet och de pdf-filer som öppnas i systemet öppna. Den öppnade pdf-filen får dras till ett separat fönster bredvid frågorna.

Kontrollera hur pdf-filen öppnas i din webbläsare genom att klicka på denna länk ”Utveckling av molnet”.

• Om filen öppnas i din webbläsare är din webbläsares inställningar i ordning.
• Om filen laddas ned på din dator måste du ändra inställningarna i din webbläsare.

Så här ändrar du webbläsarens inställningar så att pdf-filen öppnas i webbläsaren

Ändring av inställningarna i Chrome

1. Ange följande adress i adressfältet i Chrome-webbläsaren: chrome://settings/content. Sidan ”Webbplatsinställningar” öppnas.
2. Klicka på ”Ytterligare innehållsinställningar” och välj ”PDF-dokument”.
3. Välj ”Öppna PDF-filer i Chrome”. Inställningen har nu ändrats och du kan stänga sidan.

Ändring av inställningarna i Firefox

1. Öppna hamburgarmenyn i övre högra kanten i Firefox-webbläsaren och välj ”Inställningar”.
2. Rulla nedåt på sidan till ”Filer och program”.
3. Klicka på ”Portable Document Format (PDF)” i listan under rubriken ”Program” och öppna menyn i högra kanten av denna punkt.
4. Välj ”Öppna i Firefox”. Inställningen har nu ändrats och du kan stänga sidan.

Om pdf-filen laddas ned på din dator under provtillfället, be övervakaren att komma till dig.

Det är tillåtet att använda Sök-funktionen i urvalsprovet. Sök-funktionen kan startas till exempel med tangentkombinationen Ctrl+F eller Cmd+F. Sök-funktionen hittar inte nödvändigtvis all text, till exempel text på bilder. Övervakarna ger inte råd om användningen av Sök-funktionen.

Du får avlägsna dig tidigast en halv timme efter provet inletts.

Efter att provet avslutats

1. stäng provet genom att klicka på länken Logga ut uppe till höger,
2. visa din identifikation (QR-kod) och ditt identitetsbevis för övervakaren och
3. ta med dig dina saker och avlägsna dig från universitetets utrymmen.

Provet avslutas först när du har visat din identifikation och ditt identitetsbevis för övervakaren. Du kan inte avlägsna dig från provet förrän dess.

Om du behöver ett intyg över deltagande i provet till exempel för armén, be övervakaren om ett intyg samtidigt som du visar upp din identifikation och ditt identitetsbevis.

Du kan gå på toaletten mitt under provet. Räck upp handen och vänta på att övervakaren kommer till dig och följer dig till toaletterna och tillbaka. Toalettbesöken sköts en sökande åt gången. Att gå på toaletten förbrukar din provtid.

1 Registrets namn

Personregister för urvalsprovssystemet och kontrollsystemet i anslutning till Vallu-tjänsten för urvalsprov.

2 Personuppgiftsansvariga

• Helsingfors universitet, PB 3, 00014 Helsingfors universitet. Mer information om dataskyddet vid Helsingfors universitet.
• Jyväskylä universitet, PB 35, 40014 Jyväskylä universitet. Mer information om dataskyddet vid Jyväskylä universitet (på finska).
• Lapplands universitet, PB 122, 96101 Rovaniemi. Mer information om dataskyddet vid Lapplands universitet (på finska).
• Tammerfors universitet, Kalevantie 4, 33014 Tammerfors universitet. Mer information om dataskyddet vid Tammerfors universitet (på finska).
• Uleåborgs universitet, PB 8000, 90014 Uleåborgs universitet. Mer information om dataskyddet vid Uleåborgs universitet (på finska).
• Åbo Akademi, Domkyrkotorget 3, 20500 Åbo. Mer information om dataskyddet vid Åbo Akademi.
• Åbo universitet, 20014 Åbo universitet. Mer information om dataskyddet vid Åbo universitet (på finska).
• Östra Finlands universitet, PB 111, 80100 Joensuu och PB 1627 Kuopio. Mer information om dataskyddet vid Östra Finlands universitet (på finska).

Kontaktuppgifter till registrets kontaktperson

Kontaktpersoner i ärenden som gäller registret:

• Ansökningsservicen vid Helsingfors universitet, studera@helsinki.fi
• Ansökningsservicen vid Jyväskylä universitet, hakijapalvelut@jyu.fi
• Ansökningsservicen vid Lapplands universitet hakijapalvelut@ulapland.fi
• Ansökningsservicen vid Tammerfors universitet, tau@tuni.fi
• Ansökningsservicen vid Uleåborgs universitet, hakijapalvelut@oulu.fi
• Ansökningsservicen vid Åbo Akademi, studinfo@abo.fi
• Ansökningsservicen vid Åbo universitet, hakijapalvelut@utu.fi
• Ansökningsservicen vid Östra Finlands universitet, hakijapalvelut@uef.fi

3 Dataskyddsombud

Universitetens dataskyddsombud kan kontaktas per e-post:

• Dataskyddsombudet vid Helsingfors universitet, tietosuoja@helsinki.fi
• Dataskyddsombudet vid Jyväskylä universitet, tietosuoja@jyu.fi
• Dataskyddsombudet vid Lapplands universitet, tietosuoja@ulapland.fi
• Dataskyddsombudet vid Tammerfors universitet, dpo@tuni.fi
• Dataskyddsombudet vid Uleåborgs universitet, dpo@oulu.fi
• Dataskyddsombudet vid Åbo Akademi, dataskydd@abo.fi
• Dataskyddsombudet vid Åbo universitet, dpo@utu.fi
• Dataskyddsombudet vid Östra Finlands universitet, tietosuoja@uef.fi

4 Ändamål och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Ändamål med behandlingen av personuppgifter

I personregistret för urvalsprovssystemet och kontrollsystemet som ingår i Vallu-tjänsten för urvalsprov behandlas personuppgifter för att genomföra universitetens antagning av studerande. Vallu-tjänsten för urvalsprov innefattar också publiceringen av information om urvalsproven för de sökande i tjänsten Urvalsprovspoäng. Det är fråga om ett gemensamt register för flera universitet då universiteten erbjuder gemensamma urvalsprov. Dessutom kan varje universitet erbjuda egna urvalsprov, för vilka det ifrågavarande universitetet är den enda personuppgiftsansvariga.

Genom urvalsproven som genomförs i Vallu-tjänsten för urvalsprov antas studerande i Finland till finsk- och svenskspråkig universitetsutbildning som leder till examen. I tjänsten behandlas personuppgifter om (registrerade) sökande och personalen vid de universitet som använder tjänsten.

Ovan nämnda universitet är på det sätt som föreskrivs i artikel 26 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU’s General Data Protection Regulation 2016/679, ”GDPR”) gemensamt personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som behandlas i Vallu-tjänsten för urvalsprov som används av universiteten och i processerna i anslutning till tjänsten.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Behandlingen av uppgifterna i personregistret för produktionen av Vallu-tjänsten för urvalsprov grundar sig på de personuppgiftsansvarigas lagstadgade skyldigheter.

Verksamheten regleras av följande lagar:

• universitetslag 558/2009 och förordningar som utfärdats med stöd av den samt
• lag om nationella studie- och examensregister 884/2017.

5 Registrets personuppgiftskategorier

Kategorierna av registrerade i personregistret är:

• Sökande som deltar i urvalsprov som genomförs i Vallu-tjänsten för urvalsprov
• Personalen vid de universitet som använder Vallu-tjänsten för urvalsprov

I personregistret för produktionen av Vallu-tjänsten för urvalsprov sparas nedan nämnda uppgifter enligt personuppgiftskategori.

Bakgrundsdata som behandlas om den sökande för att genomföra tjänsten för urvalsprovssystemet

• Grundläggande uppgifter om den sökande: förnamn, tilltalsnamn, efternamn, studentnummer, personbeteckning, e-post, telefonnummer
• Ansökningskod
• Ansökningsmål
• Urvalsprovets innehållskoder
• Information om platsen och tidpunkten för urvalsprovet

Uppgifter om de sökande behandlas i Vallu-tjänsten för urvalsprov och i tjänsten Studieinfo.fi som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen. I vissa undantagsfall genomförs antagningen av studerande utanför Studieinfo, varvid uppgifter om de sökande behandlas vid universiteten i stället för i Studieinfo. Uppgifter behandlas före, under och efter urvalsprovet.

Personuppgifterna som behandlas i Vallu-tjänsten för urvalsprov

• Bakgrundsuppgifter om den sökande
• Den sökandes individuella QR-kod
• Uppgifter om urvalsprovstillfällen
• Anpassningar som förutsätts av den sökandes individuella arrangemang. Orsakerna till individuella arrangemang sparas inte i registret.

CSC:s underleverantör Yrkeshögskolan Metropolia hämtar bakgrundsuppgifterna om den sökande till Vallu-tjänsten för urvalsprov med hjälp av ett tekniskt gränssnitt från tjänsten Studieinfo.fi som upprätthålls tekniskt av Utbildningsstyrelsen. I undantagsfall skickar universiteten uppgifterna om de sökande direkt till Yrkeshögskolan Metropolia i maskinläsbar form. CSC:s och Yrkeshögskolan Metropolias roller som personuppgiftsbiträden beskrivs i avsnitt 7.

Kontrollsystemet för Vallu-tjänsten för urvalsprov genererar en individuell identifierare för den sökande i form av en QR-kod. I tjänsten Studieinfo.fi finns alltid en länk till identifieraren för den sökande, men indentifierarens innehåll är tillgängligt först när sökandena har hämtats till urvalsprovssystemet. Den individuella QR-koden innehåller information om den sökandes rätt att delta i urvalsprovet samt uppgifter om provtillfället. Den som genomför urvalsprovet kontrollerar den sökandes rätt att delta med hjälp av QR-koden och kontrollerar den sökandes identitet med ett identitetsbevis. Rätten att delta kan också kontrolleras med hjälp av ett identitetsbevis.

Universiteten skapar platser för provets genomförande i kontrollsystemet och placerar de sökande i dem. Man kan också ge den sökande extra tid och individuella arrangemang av hälsoskäl, underkänna provet eller flytta den sökande till ett annat provtillfälle. Orsakerna till individuella arrangemang sparas inte i registret.

Utsedda personer vid universiteten kontrollerar och godkänner det provmaterial som sparats i urvalsprovssystemet före provet. Efter urvalsprovet kan universitetets separat utsedda kontaktpersoner få en rapport från urvalsprovssystemet som innehåller de sökandes ansökningsuppgifter, provsvar och provpoäng. Rapporten kan utnyttjas när universitetet godkänner provpoängen innan uppgifterna om urvalsprovet överförs till Studieinfo.

Uppgifter om den sökandes provsvar

• Provsvaren som ges i urvalsprovet (sparas på Yrkeshögskolan Metropolias server där uppgifterna förvaras till slutet av det pågående året.)
• Logguppgifter om provprestationer i anslutning till urvalsprovssvaren (bl.a. exakt tidpunkt då svaret sparats, sparas endast på Yrkeshögskolan Metropolias server).

Den sökande själv ger svar på urvalsprovsfrågorna när hen deltar i provet. Provsvaren förvaras vid universiteten i enlighet med respektive universitets ärendehanteringsplan.

Den sökandes poäng i urvalsprovet

De uppgifter som behandlas efter urvalsprovet och förmedlas från Yrkeshögskolan Metropolia till tjänsten Studieinfo.fi via ett tekniskt gränssnitt innehåller:

• Information om den sökandes deltagande i urvalsprovet (deltog/deltog inte)
• Den sökandes poäng i urvalsprovet

Dessutom lämnar Yrkeshögskolan Metropolia in en elektronisk rapport till universitetet som innehåller:

• Bakgrundsuppgifter om den sökande
• Provsvaren
• Den sökandes poäng i urvalsprovet

Dessa uppgifter förvaras vid universiteten i enlighet med respektive universitets ärendehanteringsplan.

I vissa undantagsfall lämnar Yrkeshögskolan Metropolia endast in uppgifterna till universitetet efter urvalsprovet.

Efter urvalsprovet kan universiteten publicera uppgifter för varje sökande om den sökandes eget prov i tjänsten Urvalsprovspoäng. Universiteten beslutar vilka uppgifter som publiceras i tjänsten separat för varje prov. De uppgifter som publiceras kan vara:

• Totalpoäng för den sökandes urvalsprov
• Den sökandes poäng per innehållsområde
• Provfrågorna
• De bilder och PDF-bilagor som ingick i provet
• Den sökandes svar på uppgifterna
• Skriftliga motiveringar till bedömningen av uppgifterna
• Provdelens lägsta godkända poängantal

Uppgifter om personalen vid de universitet som använder urvalsprovstjänsten

Uppgifter om de anställda vid de universitet som använder tjänsten sparas i urvalsprovssystemet och kontrollsystemet för Vallu-tjänsten för urvalsprov.

Följande uppgifter om personalen sparas:

• Namnuppgifter: förnamn och efternamn
• Haka-användarnamn
• E-postadress
• Hemorganisation

6 Regelenliga informationskällor för personuppgifterna

Den sökandes personuppgifter

Den sökandes personuppgifter erhålls från tjänsten Studieinfo.fi som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen. I vissa undantagsfall genomförs antagningen av studerande utanför Studieinfo, varvid universitetet får personuppgifterna direkt av den sökande och skickar dem till Yrkeshögskolan Metropolia. Provsvaren i urvalsprovet fås från den registrerade själv vid provtillfället. Den sökandes poäng i urvalsprovet sparas av de universitet som är med i urvalsprovstjänsten.

Personuppgifter om personalen vid högskolorna

Uppgifterna om högskolornas personal har delvis erhållits från den registrerade själv i samband med att hen ansökt om att bli anställd vid universitetet, och delvis har uppgifterna (såsom Haka-användarnamn, e-postadress) skapats för hen av arbetsgivaren.

7 Uppgifternas mottagare eller mottagargrupper samt regelrätta överlämningar av uppgifter

Uppgifterna behandlas på uppdrag av de personuppgiftsansvariga av CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy och CSC:s underleverantör Yrkeshögskolan Metropolia Oy.

Vid behov ger man åtkomst till personuppgifterna i registret i de system som räknas upp nedan (t.ex. till systemleverantören/mätinstrumentets förvaltare vid reparation av tekniska fel).

För de system som registret använder har avtalen om behandling av personuppgifterna i enlighet med artikel 28 i GDPR upprättats med följande samarbetspartner.

Från personregistret för produktionen av Vallu-tjänsten för urvalsprov kan pseudonymiserade uppgifter överlämnas för vetenskaplig och historisk forskning.

Utbildningsstyrelsen och tjänsten Studieinfo.fi

CSC:s underleverantör Yrkeshögskolan Metropolia hämtar de personuppgifter som behandlas i urvalsprovstjänsten från tjänsten Studieinfo.fi via det tekniska gränssnittet. Uppgifter om de sökande överlämnas från tjänsten Studieinfo.fi till Yrkeshögskolan Metropolia för det tekniska anordnandet av universitetens urvalsprov. Studieinfotjänsten upprätthålls tekniskt av Utbildningsstyrelsen.

Yrkeshögskolan Metropolia genomför urvalsprovstjänsten genom att skaffa en del av tjänsten av en utomstående tjänsteleverantör (personuppgiftsbiträde som arbetar för yrkeshögskolans räkning). Eduix Oy fungerar som personuppgiftsbiträde för Yrkeshögskolan Metropolias räkning.

Eduix Oy genomför och utvecklar urvalsprovssystemet tillsammans med Yrkeshögskolan Metropolia. Yrkeshögskolan Metropolia och Eduix Oy har ingått ett avtal om behandling av personuppgifter i enlighet med artikel 28 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Yrkeshögskolan Metropolia har gett skriftliga anvisningar till det personuppgiftsbiträde som arbetar för dess räkning, som förutsätts i artikel 28.

8 Överföring av information utanför EU och EES

Personuppgifter överförs inte utanför EU och EES.

9 Lagringstid för personuppgifterna

Uppgifterna som sparas i urvalsprovstjänsten förvaras på Metropolias servrar till slutet av det pågående året.

10 Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att få bekräftelse av den personuppgiftsansvarige på huruvida personuppgifter som gäller hen behandlas eller inte. Dessutom har den registrerade rätt att få tillgång till de personuppgifter som gäller hen själv samt rätt att kontrollera de uppgifter om sig själv som införts i registret och få kopior av dem. I enlighet med dataskyddsförordningen ska de personuppgiftsansvariga svara på begäran om tillgodoseende av den registrerades rättigheter inom en månad från att begäran mottagits.

A. Rätt att få tillgång till personuppgifterna

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter om hen som sparats i personuppgiftsregistret. Den registrerades kan göra en begäran om uppgifter genom att lämna in en begäran till den högskola som den sökande i första hand ansökt till (i enlighet med anvisningarna för registrerade som finns på universitetens offentliga webbplatser).

B. Rätt att rätta uppgifter och begränsa behandlingen

Den registrerade har rätt att begränsa den personuppgiftsansvarigas behandling av uppgifterna om det är fråga om ett av följande:

• den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta (rätt att rätta uppgifter), varvid behandlingen begränsas för den tid under vilken den personuppgiftsansvariga kan säkerställa att uppgifterna är korrekta;
• behandlingen är lagstridig och den registrerade motsätter sig raderingen av sina personuppgifter och kräver i stället att användningen av dem begränsas;
• den personuppgiftsansvariga behöver inte längre dessa personuppgifter för behandlingens ändamål, men den registrerade behöver dem för att göra upp, presentera eller försvara ett rättsligt anspråk.

Begäran att rätta uppgifterna eller begränsa behandlingen av dem kan göras genom att lämna in en begäran till den högskola till vilken den sökande i första hand har ansökt. I samband med begäran ska den registrerade kunna styrka sin identitet på något tillförlitligt sätt.

C. Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat

Gäller inte detta register.

11 Den registrerades rätt att göra en invändning

Gäller inte detta register eftersom behandlingen inte grundar sig på berättigat eller allmänt intresse.

12 Rätt att återkalla samtycke

Gäller inte detta register.

13 Rätt att anföra besvär hos tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att anföra besvär hos tillsynsmyndigheten om den registrerade anser att behandlingen av hens personuppgifter strider mot tillämpliga dataskyddsbestämmelser. Den nationella tillsynsmyndigheten i Finland är Dataombudsmannens byrå.

Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors

Telefon (växel): + 358 29 56 66700
Fax: + 358 9 56 66735
E-post: tietosuoja@om.fi

14 Skyddsprinciper för registret

En allmän beskrivning av de tekniska och organisatoriska åtgärderna för att skydda de registrerades personuppgifter och registren:

• Man har kommit överens om skyddandet av registret med de gemensamt personuppgiftsansvariga och systemleverantörerna. Om det behövs beskrivs ansvaren tillräckligt noggrant i de ändamålsenliga avtalen.
• De gemensamt personuppgiftsansvarigas anställda och andra personer har förbundit sig att iaktta tystnadsplikten och hemlighålla de uppgifter som de fått i samband med behandlingen av personuppgifterna.
• Systemleverantörerna (personuppgiftsbiträden som arbetar för de gemensamt personuppgiftsansvarigas räkning) sköter om förvaringen av registret och uppgifterna i det enligt god databehandlingspraxis och iakttar absolut tystnadsplikt och sekretess.
• Datasäkerheten och personuppgifternas förtrolighet i de gemensamt personuppgiftsansvarigas personregister säkerställs genom ändamålsenliga tekniska och administrativa åtgärder enligt god databehandlingsspraxis.
• De gemensamt personuppgiftsansvariga har begränsat nyttjanderätten och behörigheten till datasystemen, arbetsredskapen och andra lagringsplattformar så att uppgifterna endast kan granskas och behandlas av personer som på grund av sina arbetsuppgifter eller sin uppgiftsbeskrivning är nödvändiga.
• Rätt att använda systemet som innehåller personuppgifter har endast de anställda som på grund av sitt arbete och/eller sin uppgiftsbeskrivning har rätt att behandla personuppgifter. De anställda får lämplig utbildning med tanke på uppgifterna.
• Varje användare av verktyget/systemet identifierar sig i systemet med sitt personliga användarnamn som ges i samband med beviljandet av nyttjanderätten. Nyttjanderätten upphör då personen lämnar de arbetsuppgifter för vilka nyttjanderätten har beviljats.
• Uppgifterna samlas i databaser som är skyddade logiskt och fysiskt.
• Databaserna och deras säkerhetskopior ligger i låsta utrymmen och endast vissa, på förhand nämnda personer har tillgång till dem.

15 Automatiskt beslutsfattande och profilering

Uppgifterna i personregistret används inte för automatiskt beslutsfattande eller profilering.